La factura es el documento fiscal más importante para un autónomo. Si está mal emitida, tu cliente no podrá deducir el gasto, Hacienda puede sancionarte y el cobro puede complicarse. En esta guía te detallamos todos los elementos obligatorios, los tipos de facturas y los plazos legales que debes cumplir en 2026.
Elementos obligatorios de una factura ordinaria
Según el Real Decreto 1619/2012 (Reglamento de facturación), toda factura ordinaria debe incluir:
1. Número y serie de factura
Cada factura debe tener un número correlativo dentro de una serie. La numeración debe ser secuencial sin saltos ni duplicados: F-001, F-002, F-003... Puedes usar varias series si lo necesitas (por ejemplo, una serie para servicios y otra para productos), pero cada serie debe mantener su propia correlatividad.
2. Fecha de emisión
La fecha en la que se emite la factura. Debe ser la fecha real de emisión, que puede coincidir o no con la fecha de la operación. La factura debe emitirse en el momento de realizarse la operación o, como máximo, antes del día 16 del mes siguiente al que se haya producido el devengo.
3. Datos del emisor (autónomo)
- Nombre y apellidos (o razón social si operas con marca)
- NIF (DNI + letra o NIE)
- Dirección completa del domicilio fiscal
4. Datos del destinatario (cliente)
- Nombre y apellidos o razón social
- NIF o CIF
- Dirección (obligatorio en facturas intracomunitarias; recomendable siempre)
5. Descripción de la operación
Descripción detallada del servicio prestado o producto vendido. Debe ser suficientemente clara para identificar la operación. Por ejemplo: "Diseño de identidad visual corporativa - proyecto XYZ, abril 2026" es mejor que "Servicios profesionales".
6. Base imponible
El importe de la operación antes de impuestos. Si hay varios conceptos, cada uno con su importe, y un total de base imponible al final.
7. Tipo impositivo de IVA y cuota
El porcentaje de IVA aplicable (21% general, 10% reducido, 4% superreducido o exento) y la cuota resultante. Si la operación está exenta de IVA, debe indicarse el artículo de la Ley del IVA que justifica la exención.
8. Retención de IRPF (si aplica)
Si facturas a una empresa o a otro profesional y tu actividad está sujeta a retención, debes incluir la retención del 15% (o 7% si estás en los primeros 3 años de actividad). La retención se resta del total a pagar. No aplica si facturas a particulares.
9. Importe total
El total a pagar: base imponible + IVA - retención IRPF (si la hay).
Ejemplo de factura completa
| Campo | Ejemplo |
|---|---|
| N.º de factura | F-2026-015 |
| Fecha | 24/02/2026 |
| Emisor | María García López, NIF 12345678A, C/ Gran Vía 10, Madrid |
| Destinatario | Tech Solutions SL, CIF B12345678, C/ Alcalá 50, Madrid |
| Concepto | Diseño web corporativo - proyecto Q1 2026 |
| Base imponible | 2.000,00 € |
| IVA 21% | +420,00 € |
| Retención IRPF 15% | -300,00 € |
| Total | 2.120,00 € |
Tipos de facturas
Factura ordinaria
Es la factura estándar que hemos descrito arriba. Es la que emitirás en la mayoría de tus operaciones profesionales. Debe cumplir todos los requisitos formales del Reglamento de facturación.
Factura simplificada (antiguo ticket)
Puedes emitir factura simplificada (en lugar de ordinaria) cuando el importe no supere los 400€ (IVA incluido) o en determinadas actividades donde se permiten hasta 3.000€. La factura simplificada no necesita incluir los datos completos del destinatario, pero sí los del emisor, la fecha, el concepto y el importe con IVA.
Tu cliente no podrá deducir el IVA de una factura simplificada salvo que solicite que incluyas sus datos (NIF, nombre, dirección).
Factura rectificativa
Se emite para corregir errores en una factura ya emitida o para documentar devoluciones y descuentos posteriores. Debe hacer referencia a la factura original (número y fecha) y puede emitirse en un plazo de 4 años desde el devengo. Usa una serie de numeración diferente (por ejemplo, R-001). Para más detalles, consulta nuestra guía de facturas rectificativas.
Plazos de emisión
Las facturas deben emitirse en los siguientes plazos:
- Regla general: en el momento de realizarse la operación
- Plazo máximo: antes del día 16 del mes siguiente al que se produce el devengo del impuesto
- Operaciones intracomunitarias: antes del día 16 del mes siguiente a la operación
Emitir facturas fuera de plazo puede conllevar sanciones y, lo que es peor, problemas con la declaración trimestral de IVA si la operación y la factura caen en trimestres diferentes.
Forma de pago y moneda
Aunque no es legalmente obligatorio incluir la forma de pago en la factura, es muy recomendable indicar:
- Método de pago: transferencia bancaria, PayPal, tarjeta, etc.
- IBAN o datos de la cuenta donde recibir el pago
- Plazo de pago: 30, 60, 90 días o al contado
Si facturas en una moneda distinta al euro (por ejemplo, a un cliente en EE.UU. en dólares), debes incluir el contravalor en euros aplicando el tipo de cambio del día del devengo.
Conservación de facturas
Estás obligado a conservar las facturas emitidas y recibidas durante un periodo mínimo de 4 años (plazo de prescripción tributaria). Hacienda acepta la conservación en formato digital siempre que se garantice la autenticidad, integridad y legibilidad del documento.
Con la entrada en vigor de VeriFactu en julio de 2026, la conservación digital pasará a ser la norma, ya que el software de facturación generará registros electrónicos inalterables.
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